こひなたぼっこしたい!

毎日の活動報告と雑記。有益なことはなんでも発信します。

やるべきことができないのは当たり前!必要なものは仕組みづくり。

よくミス・失敗が起きたときに言われる言葉があります。

  • どうしてこんな当たり前のことができないんだ
  • 単純にやるべきことができてなかっただけでしょ
  • やるべきことの優先順位が違うから間違いが起こる

よくよく言われたことはないでしょうか。

 断言できます。当たり前でないからミス・失敗が起こります。当たり前であれば、失敗は起こりえません。この指摘は、根本が間違っている発言です。もしあなたが言われたら、とりあえず混乱してるのか何も考えてない人間なんだなと思って流すのが吉です。

といっても、結局改善案を出せだの、報告書をあげろだの言われてしまうので、より原因を探る方法を今回、模索しました。

前置きが若干長くなりましたが、結論は、

 

やるべきことを明確にした仕組みづくりまで到達して、初めてやるべきことができるようになる。

 

です。目下でどう解決したかを行うだけでなく、ここまで踏み込んでようやくやるべきことになります。それまでは、目標と位置付けて取り組んだ方が前進します。

それでは、具体的にどうすれば良いか考察していきます。

 

 

誰でも簡単できるレベルまで仕組み作りされてから当たり前になる

当たり前という言葉は実に便利です。その人のレベルによって当たり前の基準を変えられるからです。前段で挙げた言葉が発せられる大きな原因はこの言葉のせいです。スーパーマンと普通の人の当たり前は全然違います。新人と部長の当たり前は全然違います。この言葉は性質上、非常に曖昧なのです。

では、本当に「当たり前」というのはなんでしょうか。新人が最初に教わることが1番の正解に近いはずです。その後の問題や課題は経験や職業の全容をある程度把握し、ミスが起きないような仕組みを作る必要があります。そのためにチェックリストが作られるわけですが、チェックリストの欠点は理由がわからない。背景がわからないことです。作成した本人は本人が最も使いやすいもののため、会心の出来になります。しかし、チェックリストに入れた背景は本人にしかわからないため、新人が読むとわからないものが出てくるという状況になります。そして、わからない。自分をサポートしてくれるものでないから使われないという流れができてしまいます。

項目がありすぎるなら、こっぱみじんにして簡単にする

上記のチェックリスト対策をするなら、圧倒的な項目数を段階的に分けて作成することが効果的だと考えられます。簡単なプロセスや誰にでも理由がわかるようにすることが重要です。そのうち、勝手に自分用で作成してもらえるようなリストが1番良いです。

そんなリストを作ると、爆発的な項目でとてもチェックしきれないという事態が発生するのであれば、時期を分けましょう。仕事の最初にやる必須なこと、ちょっと計画が進んだら必須なもの、最後に見落としてはいけないもの。仕事の流れがわかっているのであれば、しっかりわけられるはずです。

やるべきことはみんなで共通意識がないとわからない

「一度言ったからもう大丈夫だろう。」私も何度か経験がありますが、大体駄目です。結局自分だけしか意識していないことが原因ですね。問題ややるべきことはみんなでやってやろうと、前向きになるような意識がないと進みません。

対策は何度も伝える。伝える手段を変えることで解消できます。

それでも、もう耳にタコができるくらい言っても、駄目だったというときもあるかもしれません。

その場合、

  • 考えられるのはやるべきことが自分のコントロール化にない
  • 言った本人が頑張ってもどうにもならない要素が多すぎる
  • 本人の意識がどうしても向かない

このあたりが考えられます。そして、言うだけで対策できるものはありません。非常に難しい問題です。

見方を変えると、1番困っているのは言われた本人かもしれません。人間は基本、人に良い顔で見られたい承認欲求があります。その力を持ってしてもできないということは、困っている・悩んでいる場合の方が可能性は高そうです。

何度言っても、改善されない状況が続いたら問題事態がどういうものなのかを見直し、本人に聞いてみる。そして、改善できる行動案を提示することが1番良い対策になりそうです。ここまで踏み込む上司がいるとカッコいいですね。良い仕組みづくりをしています。

 

以上、最近のブームになりつつあるやるべきこと問題を考察しました。

本当はやるべきことよりもやりたいことに挑戦してみたいですね。

ではでは。

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