残業時の仕事効率化検討。メールチェックは残業時に!
よく仕事は、努力!根性!!と言われていますが、
1日で頑張り切れる時間は残念ながら決まっています。
毎日、夜遅くまで働いている人や会社に泊まっている人もちょろっとみると
寝ていたり、ダラーっと力尽きている様子です。
最近、体力切れを意識した働き方に変更をしています。私なりの所感ですが成功し始めているので、紹介します。
限界は18:30
経験上、18:30が限界です。
午前中や午後がよっぽど空いている、もしくは心地よい仕事量であれば余力が残っているかもしれませんが、バリバリやった後だとこれくらいの時間が限界です。午前のテンションでこの後もやろうとすると私は若干頭痛というか頭が重くなる現象が起きます。
まずは、この時間帯の自分の体調を朝の自分と比較してみることをオススメします。おそらく、いや確実に朝の自分よりかは疲れています(二日酔いは除きます笑)。このぐらいの時間で体力切れるから逆にそれまでは頑張ろう!と体に覚えさせます。次に、限界の時間に近付いて来たらどうするべきか考えます。
明日に託す準備をする(セーブする)
日常生活でも使用していますが、仕事でも是非使用しましょう。明日の仕事を託す(セーブ)して、明日の仕事量を明確にします。決めきれない仕事とかを託すのがおすすめです。一般に午前中は決断力が強い時間帯と言われています。(メンタリストDaiGo「後悔しない選択術」)にて紹介されています。この時間を有効活用して決断を午前中に終わらせてしまう。夜は託すよう、サイクルを組んでいくことができれば良いですね。
託す方法はTo doリストに書き込む方法が良いです。私はノート派です。この方法は「絶対にミスをしない人の脳の習慣」に紹介されています。 実は、メールチェックについてもヒントが書いてありました。絶対にミスをしたくない人はぜひ読んでみましょう!
一番整理しやすいのはメールチェック
託す際に合わせて終わらせたいメールチェック。ついつい午前中にやってしまうのですが、明日に託す作業と一緒にやればセーブも合わせてできてお得です。
「今日中の仕事があるかどうかだけは、見ておかないといけない仕事だとそうはいかないよ!」という方はお昼休み前に一度見ておき、午後はこの時間が来るまでは見ないようにしておく習慣を付けましょう。
その間の時間に今日中の仕事がきても、やらない。もしくは、終わる仕事量なら少し残業して助けてやるかのスタンスで行きましょう。そもそも、今日中の仕事を振るなら、直接来るか電話をするべきです。メールだけの依頼ならやってやる義理がありません。
楽しく明日に託そう
明日に託そうと考えていると、忘れていた仕事や良い思いつきが出てきます。そして案外、あともうちょっとやってみようかなと活動感が出てきます。しかし、本日はここまで!の撤退の姿勢を保ったまま帰りましょう。その活動感があれば明日はもっと効率良く動けます。気になる方は順序まで決めておくと良いでしょう。けっこう見つけてしまったら、次の項目で対処します。
18:30を過ぎても仕事をせざるを得ない状況だった場合はどうするべきか?
後これだけやる仕事だけ決めて取り組む
21時までに仕事が終わる見込みがあれば、20時目標でやる仕事を明確にして取り組みます。これ終わったら帰るわと同期に言うだけでも作業効率が上がる不思議。上手く使いましょう。このときの目標時間はいつも考えている見積もりより厳しめに見ることがコツです。
夕ご飯を食べに行く
20時までに終わらない今日中の仕事量が残っていれば、私は夕ご飯を食べに行って、体力を少し回復させます。これは、諦めた日です。社畜の日とでも言いましょうか。睡眠時間が確保できない可能性が高くなるため、最終手段です。そして、戻って仕事を頑張ると決めたら仕事をこっぱみじんにして機械プロセスにします。
次に何をするのかを午前中よりも具体的に書いてその通りにやります。夜遅いので、流石に仕事の邪魔をされる可能性は少ないでしょうが、頭が働きません。疲れている頭を動かすためにも仕事をわかりやすくします。そして、「あとはこれをやれば帰れる!」という気持ちをなんとかこの方法で盛り立てます。
以上、残業時の仕事効率化検討です。他にも良い案が思いついたらまた発信します。